Planteamiento de Problema

A comienzos del año 2006 nace La Misión Negra Hipólita con el objetivo de brindar a los más necesitados una atención integral, se dice que integral por se busca que cada uno de los ciudadanos acogidos por la fundación tengan los cuidados necesario los cuales cubren desde el aspecto medico hasta él social para que luego sea reintegrados a la sociedad, en Septiembre de año siguiente mediante decreto presidencial número 5.616, publicado en Gaceta Oficial 38.776 la misión alcanzó el rango de Fundación, reforzando de esta manera el firme propósito de preservar los derechos de las personas que se encontrar en situación de riesgo. Cabe destacar que la FMNH cuenta con 39 centros a nivel nacional, distribuidos en 16 estados, además de la sede central en cual se realizara este proyecto.

La oficina de tecnología como su nombre lo dice es el armazón tecnológico de la fundación, es decir, el colabora en totalidad con la tecnología de todos los departamentos o aéreas de la FMNH, que puede ir desde algún tipo de mantenimiento a algunas de las computadoras con las que cuentan hasta algo más relevante como el diseño y perfección de la pagina Web de la institución, o bien lo relacionados con los teléfonos corporativos o las laptops que poseen los directores hasta un mantenimiento a una impresora.

La problemática que se presenta en la Fundación Misión Negra Hipólita surge debido a la necesidad de ofrecer apoyo a la comunidad que labora en la fundación ya que en la institución no cuenta con un sistema automatizado que les permita tener el control y seguimiento de sus actividades, lo que causa un descontrol por parte del personal.

En la Fundación Misión Negra Hipólita se lleva el control y seguimiento de manera manual en una planilla que son diseñadas en el Excel allí son tomados los datos de cada trabajador y que le corresponde realizar durante la semana, esta información se vacía en el formato correspondiente en el caso dado que el trabajador no pueda finalizar el proceso, este queda como pendiente para el día siguiente, se digitalizan todos los requerimientos en un archivo y se guardan en la PC asignadas en su área trabajo, es importante resaltar que cada trabajador también deben llevar el control de las actividades extras que se le presente en el día, este proceso es repetitivo ya que estas planilla deben ser entregada semanalmente.

En la oficina de tecnología surge debido a la necesidad ofrecer apoyo a la comunidad que labora en la oficina de tecnología de “Fundación Misión Negra Hipólita” ya que esta institución en estos momentos no cuenta con una serie de personas especializadas en alguna de las áreas necesaria para realizar el proyecto, sin embargo, el personal que puede que por el momento se está haciendo cargo de las áreas en las que están vacantes pertenecen a otras áreas de trabajo y por ende tienen tareas con las que cumplir y muchas veces se retrasan en sus actividades.

Actualmente el sistema que existe en la fundación es poco eficiente ya que toma más tiempo del que debería, además de que estas planificaciones deben ser realizadas por todas las coordinaciones a nivel nacional.

Al realizar este sistema en esta institución los ayudara a ahorrar tiempo, dinero, entre otros, dado que permitirá llevar los datos obtenidos de manera digital, quedando una herramienta que facilitara cualquier información requerida, en tiempo real pero además también podría ser implementado en toda la fundación ya que se realizan los mismos procesos pero en diferentes áreas de trabajo, con este sistema todos los procesos se ven con mayor rapidez y evitando molestias.

En función a esta situación se plantean las causas más evidente de este problema: Ausencia de un sistema Automatizado, Poco Personal para realizar los requerimiento de la fundación, los requerimiento no siempre son actuales, estas causas llevan a los siguientes efectos: requerimientos incompleto, Procesos los de la oficina de tecnología son manuales, Descontrol interno para realizar requerimientos.

Por lo mencionado ante se plantea un sistema de control y seguimiento que les ayudara a tener una mejor planificación de sus actividades.